Una frase comune sentita spesso legata negli ultimi tempi soprattutto allo smart working: “lavorare in modo più intelligente, non di più”, ma cosa significa veramente? Sicuramente lavorare in modo più intelligente significa ancora lavorare sodo, giusto?

In un certo senso, hai ragione: per poter lavorare in modo più intelligente, devi prima dedicarti al duro lavoro. Dovrai assicurarti preciso con la tua agenda, la tua posta elettronica, il tuo elenco delle attività ed ai tuoi progetti. C’è così tanto che deve essere gestito che il lavoro richiesto per lavorare in modo più intelligente può sembrare scoraggiante.

Ma quando riesci a tenere sotto controllo queste aree della tua vita, scoprirai presto che non devi impegnarti nel tuo lavoro come facevi prima. Il tuo lavoro sembrerà senza soluzione di continuità e scorrerà meravigliosamente nella tua giornata.

Quindi, come si ottiene questo stato? Ecco 6 suggerimenti che ti aiuteranno a lavorare in modo più intelligente e a prepararti per la massima produttività.

1. Organizza la tua giornata il giorno prima

Se non pianifichi il lavoro che devi fare, la giornata determinerà quello che devi fare. Quando trascuri il tuo lavoro e lavori sulle loro emergenze, il tuo lavoro si accumula velocemente e lavori per più ore, senza lasciare tempo per te stesso.

Per pianificare la tua giornata, tutto ciò di cui hai veramente bisogno è un pezzo di carta e una penna. Consiglio ai miei clienti di utilizzare un metodo che chiamo metodo di priorità 2 + 8.

Fondamentalmente, ciò significa che scrivi le dieci attività più importanti che devi svolgere e quindi selezionane due come le tue due attività oggettive o attività “da fare” per la giornata. Le otto attività rimanenti sono le tue attività “da fare” e farai tutto il possibile per completarle.

Ora, la chiave qui non è di riempirti solo di lavoro. Ricorda, hai una vita dopo il lavoro! Quindi, puoi decidere di avere un obiettivo di lavoro per la giornata e un obiettivo personale.

Ad esempio, oggi, i miei due obiettivi sono scrivere questo articolo e fare esercizio. Finché oggi svolgerò questi due compiti, sarò felice. Dei miei altri otto compiti, sei sono legati al lavoro e due sono compiti personali.

Pianificare la giornata richiede solo dai cinque ai dieci minuti, ma ti fa sentire molto più rilassato perché il tuo cervello non ti ricorderà un compito di lavoro alle 23:00. Ti dà anche un focus quando inizi la giornata e un elenco di dieci attività, che non è travolgente.

2. Programma il tuo lavoro per la settimana, non per il giorno

Fino a pochi anni fa, vedevo sempre il mio elenco di attività come un elenco che doveva essere completato ogni giorno. Il problema di questo approccio è che non considera i nuovi input che inevitabilmente arriveranno ogni giorno. Non sarai mai in grado di completare l’elenco delle attività. Ci saranno sempre più attività che tempo a disposizione.

Scegli invece i tuoi compiti per la settimana. Quali attività vorresti completare entro la fine della settimana? Ciò significa che se non hai tempo per completare alcune attività lunedì o martedì, hai ancora tre giorni in più per completarle.

Non tutto ciò che fai avrà una scadenza difficile. Consentire una certa flessibilità nel tuo programma ti toglie molta pressione.

Siamo esseri umani e non macchine. La nostra capacità di concentrazione da tante cose: la quantità di sonno che hai dormito la scorsa notte, se non ti senti bene, se hai litigato con una persona cara o un collega, ecc.

Tutti questi fattori influenzeranno la tua produzione lavorativa. Togliendoti pressione ti libera per lavorare in base al tuo stato fisico e mentale.

3. Non consentire mai ad altri di controllare la tua agenda

Questo è molto importante. Oggi è facile consentire ai nostri assistenti, capi e colleghi di programmare riunioni nella nostra agenda. E sembra una buona idea perché tutto ciò che dobbiamo fare è guardare l’agenda e vedere quali riunioni ed eventi abbiamo per la giornata.

Il problema è che il tuo assistente, i capi e i colleghi non sanno che lavoro devi fare. Non sanno quali scadenze si stanno avvicinando e se devi andare a prendere i tuoi figli a scuola. Per lo meno, imposta il calendario in modo da poter accettare o rifiutare gli eventi.

Se vuoi davvero lavorare in modo più intelligente, devi avere il controllo completo della tua agendo, il che ci porta piacevolmente al prossimo…

4. Block Time Out (Blocco il tempo) sul calendario

Il blocco del tempo è un ottimo modo per avere il controllo di esso e ti da abbastanza margine per andare avanti con il tuo lavoro. Il blocco del tempo non significa che pianifichi ogni minuto della giornata. Ciò significa che blocchi due o tre ore al giorno per un lavoro mirato.

Ora, c’è un trucco speciale per far funzionare questo. Devi sapere quando sei più concentrato. Ad esempio, al mattino sono più creativo e concentrato. Il mio miglior tempo è tra le 8 e le 11:00. Dopo quel tempo, trovo più difficile concentrarmi, infatti è prevalentemente in quella fascia orario che mi dedico a scrivere.

Ovviamente, non puoi farlo tutti i giorni. Spesso abbiamo incontri settimanali il lunedì mattina o potresti avere incontri con i clienti in certi orari. Ma se puoi avere due o tre giorni alla settimana per bloccare il tempo per andare avanti con il tuo lavoro, rimarrai sorpreso di quanto sarai più produttivo.

5. Utilizzare un Task Manager

So che molte persone creano elenchi di cose da fare casuali su pezzi di carta e app per appunti sui loro telefoni. Il problema con questa casualità è che è facile perdere le priorità.

Invece, preparati con un task manager. Puoi scegliere un task manager completo come Todoist (personalmente il mio preferito) o Trello, oppure puoi semplicemente usare le app integrate di Apple o di Microsoft.

Utilizzando un unico task manager digitale, hai tutte le tue attività in un unico posto. Questo semplifica la pianificazione della giornata – puoi vedere cosa devi fare in un unico posto – e ti impedisce di cercare di ricordare tutto nella tua testa.

Se non raccogli tutto in un posto di cui ti fidi, tornerai a cercare di ricordare tutto, e non lo farai. Dimenticherai qualcosa e spesso quel qualcosa è importante.

Non fidarti della tua testa per ricordare tutto. Raccoglilo nella casella di posta in arrivo di un task manager e alla fine della giornata concediti qualche minuto per organizzare ciò che hai raccolto.

6. Creare un flusso di lavoro

Se il 2020 ha riguardato il blocco temporale, il 2021 riguarderà i flussi di lavoro. Cosa sono i “flussi di lavoro”?

I flussi di lavoro sono una sequenza di passaggi che segui per portare a termine il tuo lavoro. Un semplice esempio potrebbe essere una routine mattutina: svegliarsi, preparare il caffè, fare degli esercizi di stretching, scrivere il diario, ecc.

Portare questo concetto nel modo in cui svolgiamo il nostro lavoro significa iniziare la giornata nello stesso modo e concludere la giornata nello stesso modo.

Ad esempio, inizi la giornata con una sessione di lavoro mirata di due ore. È qui che svolgi il lavoro che richiede più capacità intellettuali. Quindi fai la tua e-mail, rispondi ai messaggi di ritorno alle chiamate, ecc., Quindi forse fai un’altra ora di lavoro concentrato. Allo stesso modo, quando arrivi alla fine della giornata, trascorri circa quindici minuti a rivedere l’elenco delle attività e pianificare la giornata per domani, quindi chiudere la giornata.

Il vantaggio di creare flussi di lavoro è che puoi personalizzarli per adattarli al tuo modo di lavorare e al tipo di lavoro che svolgi.

I flussi di lavoro creano anche slancio verso il raggiungimento dei tuoi obiettivi e il completamento dei tuoi progetti. Nel tempo, i tuoi flussi di lavoro diventano abitudini e, sebbene tu possa modificare i tuoi flussi di lavoro di volta in volta, svilupparli significa che il tuo lavoro importante viene svolto in tempo ogni volta.

Riflessioni finali

Sebbene questi 6 suggerimenti non siano esaustivi, se li segui, ti ritroverai presto a lavorare in modo molto più intelligente e trovare il tuo lavoro molto meno stressante e ti sentirai meno occupato. Quando ciò accade, ti liberi di dedicare più tempo a fare le cose che vuoi fare.

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